Empresas que registram suas ações e negociações por email dependem muito desse tipo de serviço, portanto, um email profissional, com bom funcionamento, se torna essencial para que tudo ocorra bem no fluxo de trabalho.

Por exemplo, em um escritório de advocacia, não se pode perder o prazo de envio de um processo por conta de um mal funcionamento no serviço de envio. O mesmo serve para assessorias de imprensa que fazem grandes disparos e precisam que seus e-mails cheguem aos jornalistas para obterem bons resultados de clipagem. Não precisamos ir tão longe: se eu email falhar e o orçamento não chegar ao cliente no prazo combinado, é bem provável que ele feche com o concorrente que enviou primeiro, mesmo que o seu serviço tenha melhor custo benefício.

Uma das grandes vantagens de ter um email profissional é que eles possuem taxa de entrega altíssima, o que te coloca a frente de quem usa os provedores gratuitos ou hospedagem compartilhadas. Levando em consideração os prejuízos que uma simples falha de envio pode causar para sua empresa (perder prazos de entrega, deixar de fechar novos clientes e estagnar resultados), investir em um email profissional tem um custo muito baixo perante seus benefícios. Além da segurança na entrega, vamos listar mais alguns benefícios:

Maior espaço de armazenamento

Os provedores gratuitos oferecem um espaço pequeno de armazenamento, o que invariavelmente significa que você terá que começar fazer armazenamento local, deletar seus emails ou criar diversas contas para dividi-los.

Porém, para empresas, deletar emails de negociações e entregas de projetos não costuma ser uma opção, pois é necessário ter essas etapas documentadas. Com um email profissional é possível aumentar seu espaço de armazenamento e organizar esses registros de forma com que tudo fique seguro e de fácil acesso para quando você precise.

Segurança

Em um email profissional conta com backups periódicos, mantendo a segurança das contas e de todas as mensagens trocadas. Assim, você não corre o risco de perder nenhum email importante, como uma negociação ou contrato em casos de falhas técnicas ou falhas humanas, como um funcionário deletar emails importantes em um momento de raiva ou por acidente.

Credibilidade

Utilizar um email profissional agrega valor à imagem institucional da sua empresa, tornando seu negócio mais atrativo para seus clientes.

Os consumidores se sentem mais seguros em trocar mensagens com emails profissionais pois esses legitimam que ele está realmente negociando com uma conta corporativa, e não com alguém tentando se passar pela empresa. Isso aumenta a confiança e favorece a decisão de compra do seu cliente.

Controle sobre as contas

O email profissional possibilita um maior controle sobre as contas da empresa. Por exemplo: o gerente do comercial consegue acessar todas as caixas de entrada corporativas de vendedores, acompanhando as negociações. Nessa modalidade também é possível resetar dados de acesso facilmente, recuperar contas e emails deletados.

Anti-Spam

Os serviços anti spam de emails profissionais funcionam com filtros mais avançados do que os de provedores gratuitos. Você pode até mesmo bloquear um IP específico para não ser importunado por determinada empresa ou campanha.

Suporte Personalizado

Ter um email profissional também significa que você terá uma hospedagem e um serviço de suporte personalizado para sua empresa e para suas necessidades. Assim, quando você tiver alguma dúvida sobre as funcionalidades do email ou precisar de um upgrade de armazenamento, por exemplo, poderá ter ajuda especializada.

O que preciso para começar a usar um email profissional?

Para utilizar o email profissional você precisa ter um domínio registrado (que geralmente é o nome do seu negócio) e um serviço de hospedagem.

Depois disso, são feitas as configurações necessárias e você já pode começar a usar o email profissional. A quantidade de emails que podem ser criados irá depender do tipo de serviço de emails contratado.

A melhor hospedagem a ser contratada depende, entre outros fatores, da quantidade de emails que sua empresa necessita enviar, receber e armazenar e quantidade de contas.

O que avaliar ao contratar um serviço de email profissional?

Ao contratar esse tipo de serviço, fique atento ao tipo de hospedagem (tamanho do armazenamento contratado, se atende à demanda de emails da sua empresa), e também à configuração que a empresa responsável fará no DNS do seu domínio, para que, se houver alguma situação inesperada no seu site, seus emails continuem funcionando.

Antes disso, também planeje sobre o seu registro de domínio: lembre-se que as pessoas terão que digitar seu domínio para mandar emails para sua empresa, por isso, ele deve ser curto, intuitivo e de fácil memorização. Recomendamos aqui a leitura do nosso artigo sobre registro de domínio, onde compartilhamos algumas dicas para ter sucesso nessa etapa.